Bij organisaties tot 1000 medewerkers zien wij vaak dat er maar één personeels- en salarisadministrateur (PSA’er) werkzaam is. Soms is de salarisadministratie zelfs onderdeel van het takenpakket van een HR-medewerker. Maar wat zijn de risico’s van één verantwoordelijke voor de salarisadministratie? Wij zetten de 5 belangrijkste risico’s op een rij.

Salarisadministratie wordt in veel organisaties gezien als bijzaak. Het hoort erbij en moet nu eenmaal gebeuren. Vaak onderschatten organisaties hoeveel het kan opleveren om dit proces te optimaliseren. Salarisadministratie is tegenwoordig – mede door digitalisering en automatisering – veel meer dan alleen het uitbetalen van de salarissen en het kennen van wet- en regelgeving. Zo behoren functioneel beheer van softwarepakketten en het continu verbeteren van de processen steeds vaker tot het takenpakket van een salarisadministrateur.

Wat zijn de risico’s als er maar een salarisadministrateur in een organisatie is?

1 Blindheid voor eigen werk
We komen regelmatig tegen dat er al jarenlang dezelfde fouten worden gemaakt in de  salarisadministratie, omdat er geen controle op het werk is. De vraag is dan: wordt het werk van de salarisadministrateur gecontroleerd door de persoon zelf of door iemand anders?

Vierogenprincipe
In veel gevallen mist het vierogenprincipe. Zeker in de salarisadministratie is het essentieel dat er geen fouten worden gemaakt om boetes en naheffingen te voorkomen. Daarom is het zaak eventuele fouten tijdig op te sporen en te herstellen, want dit kan een organisatie veel geld opleveren. Zijn er mogelijk toch fouten gemaakt? Dan kunnen deze met terugwerkende kracht van 5 jaar worden hersteld. Reden genoeg dus om gemaakte fouten tijdig op te sporen.

2 Te weinig capaciteit op de afdeling
Eén PSA’er betekent dat er beperkte capaciteit is op de salarisadministratie. Hierdoor is het voor een organisatie lastig om op te schalen wanneer dit nodig is bij bijvoorbeeld piekmomenten. Een goede PSA’er kan meer werk verrichten dan alleen de salarisadministratie.

Onderdeel van het takenpakket kan zijn: het optimaliseren van de processen of het leveren van relevante managementinformatie over verzuim. Waar ligt de focus bij salarisadministrateur in jouw organisatie? En is er voldoende capaciteit bij piekmomenten.

3 Kwetsbaarheid
Mocht de medewerker die de salarisadministratie voor zijn of haar rekening neemt onverhoopt ziek worden of lang verlof nemen, heb je dan een goede back-up? Of wanneer de medewerker een nieuwe baan heeft, hoe snel is er dan een vervanger gevonden? De kwetsbaarheid van maar één verantwoordelijke is groot. Want wat doe je als juist op het moment dat de medewerker niet (meer) beschikbaar is de salarissen betaald moeten worden? Het is daarom verstandig om de risico’s goed te onderzoeken en na te denken over een goede back-up.

4 Hoge werkdruk
Er ligt vaak veel werk voor een PSA’er, dus de werkdruk is hoog. Overbelasting, een burn-out of depressie liggen op de loer. Bij hoge werkdruk hebben mensen minder plezier in hun werk, zijn ze minder creatief en presteren ze slechter. Werkdruk en werkstress leiden uiteindelijk tot meer ziekteverzuim, wat ook niet goed is voor de organisatie. Reden genoeg dus om werkdruk en werkstress tijdig te herkennen en aan te pakken.

5 Kwaliteitsrisico
Een niet goed functionerende PSA’er heeft een negatieve invloed  op de kwaliteit van de salarisadministratie. Een gebrek aan kwaliteit kan zorgen voor boetes of naheffingen en ontevreden medewerkers. Ook zijn er veel wijzigingen in wet- en regelgeving en cao’s dat dit voor één persoon lastig bij te houden is. Zeker naast de dagelijkse werkzaamheden. Een fout is dus snel gemaakt.

Waar kan het misgaan? 
De kwaliteitsnorm op de salarisadministratie is onbekend
Snelheid gaat boven kwaliteit
Kwaliteit kost teveel geld
Er wordt onvoldoende tijd gemaakt voor het up-to-date blijven
Herkenbaar
Nu de risico’s van het hebben van één PSA’er binnen de organisatie bekend zijn, kun je aan de slag met het beperken van deze risico’s en het verbeteren van de kwaliteit van de afdeling.

Het team van Daily Payrol gaat graag met je in gesprek over de mogelijke oplossingen

Prima service en Payroll oplossing

Michiel Boon
TAG
  • Loonadministratie
Door Seth Blanjaar